Neue Richtlinien zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen (GDPdU)

GDPDU Klein


Hier die aktuellen Pressemitteilungen vom 13.07.2016 als PDF Datei zum Download:

07-16_Bundesfinanzministerium_Pressemitteilung.pdf

07-16_Bundesfinanzministerium_FAQ_2016-07-13.pdf

Erfüllt Ihr Kassensystem bereits die Anforderungen?

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) erließ in einem Schreiben vom 26.11.2010 verschärfte Richtlinien für die „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“. Für Gastronomen bedeutet das, dass dem Finanzamt künftig alle Einzeldaten zu jedem Geschäftsvorfall elektronisch und unveränderlich in einem maschinell auswertbaren Format jederzeit zur Verfügung gestellt bzw. auf einem externen Datenträger (z. B. USB-Stick oder SD-Speicherkarte) gespeichert werden müssen. Erst dann entspricht die Kasse bzw. das Kassensystem den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

Um Antworten auf Ihre Fragen zu den neuen Anforderungen zu liefern, bietet Weiglein Computerkassen GmbH alle relevanten Informationen auf einen Blick.

 
Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht?

  • Alle Einzeldaten zu jedem Geschäftsvorfall sind digital und unveränderlich aufzuzeichnen. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht mehr ausreichend.
  • Alle mit der Kasse bzw. mit einem Kassensystem erstellten Unterlagen sind digital zu speichern. Dazu gehören auch Belege und Quittungen, egal in welcher Höhe.
  • Unbare Geschäftsvorfälle (EC-Karte, Kreditkarte) werden erfassungspflichtig.
  • Die Daten sind mindestens 10 Jahre zu archivieren und dürfen nicht veränderbar sein.
  • Der Einsatz jeder Kasse ist mit Einsatzzeit und –ort zu registrieren.

Was heißt das für die Betriebsprüfung?

Eine ausgedruckte Form der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ist bei einer Betriebsprüfung nicht mehr ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Die Datensicherung ist ein wichtiger Bestandteil des Kassensystems, etwaiger Datenverlust schützt nicht vor Maßnahmen. Bei Nichterfüllen der Anforderungen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage gestellt werden. Tritt dies ein, droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.

Bis wann muss die Umsetzung erfolgen?

Soweit ein Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nur dann nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Kasse bzw. das Kassensystem längstens bis 31.12.2016 im Betrieb einsetzt und die zusätzlichen Anforderungen der Übergangsregelung erfüllt.

Welche Anforderungen gelten während der Übergangsregelung bis 31.12.2016?

Während der Übergangszeit sind folgende Unterlagen vorzulegen bzw. bereitzuhalten:

  • Bedienungsanleitung sowie Programmieranleitung
  • Protokolle der Programmabrufe und aller Änderungen (z. B. Preisänderungen), ebenso Protokolle über die Einrichtung von Betriebsleitern, Kellnern etc.
  • Protokolle über Anweisungen zur Kassenprogrammierung.
  • Erstellte Rechnungen, auch Kundenrechnungen, in Kopie.
  • Die Tagesendsummenbons müssen mit dem Nullstellenzähler (Z-Nummer) versehen sein.
  • Die Vollständigkeit der Endsummen muss sichergestellt sein.

 
Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater bezüglich dieser Neuerungen beraten.

 
Sollten Sie weitere Informationen wünschen, vereinbaren Sie mit uns doch ein unverbindliches Beratungsgespräch in Ihrem Betrieb. Wir sind gerne für Sie da!

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